E-ihale Yazılımı

Talep Modülü

1. Talep edilen ürün veya hizmet ile ilgili bilgilerin kaydının alındığı bölümdür.
2. Talep edilen ürün veya hizmet için firmalarla entegre olacak şekilde bir kategorilendirme sistemine bağlı olarak talep açılır
3. Talep edilen ürün/hizmet için kalite spekteleri tanımlanır. İlgili firmalara mail ve sms gönderilir. Kalite spektine onay verdikten sonra firma teklifini gönderebilir.
4. Talep kendi içerisinde arşivleme mantığına göre gruplandırılır.
5. Talep Aktif/Pasif durumuna göre teklife açılır yada kapanır.
6. En uygun fiyat üzerinden en az 1 revize teklif talebinden sonra verilen teklifler görülebilir.
7. Sınırsız revize teklif gönderilebilir.
8. Teklif birim bazında onay mekanizmasına bağlı kalınarak en son genel müdür onayından sonra firmaya alım yapıldığına dair mail ve sms gönderilir.
9. Teklif raporu işlemlerinden iade yapılabilir.
10. Telif yazılı arşiv belgesi hazırlamadan evvel imza komisyonu tanımlanır ardından çıktı alınabilir.

Sonraki Aşama

Firmalar Modülü

1. Firmalar sistem için gerekli tüm bilgileri alınarak sisteme kaydedilir.
2. E-posta ve tanımlı cep numarası aktif kullanılması gerekmektedir.
3. Kullanıcı adı benzersiz olmalıdır ve her firmanın 1 kaydı olmalıdır. Kullanıcı adı e-posta veya telefon olabilir.
4. Firmada birden fazla mail adresi ile iletişim kurulacaksa mail adresi alanında virgül ile diğer adresler ayrılarak tanımlama yapılır.
5. Firmanın satışını yaptığı ürünleri de içerisinde barındıracak şekilde kategorisinin belirlenmesi gerekir ki ilgili talep açıldığında sistem firmayı haberdar edebilsin.
6. Her firma işleminde tüm satın almacı personellere bilgilendirme maili gönderilir.
7. Firma her girişinde tanımlı cep telefonuna gelen giriş kodu ile sisteme girebilir.

Sonraki Aşama

Kullanıcı Modülü

1. Sistemi kullanacak kullanıcıların tanımlandığı bölümdür.
2. Kullanıcılar sisteme kullanıcı adı, şifre, eposta, cep numarası başta olmak üzere sistemsel bilgiler girilerek kaydedilir. Eposta ve cep telefonunun aktif kullanılıyor olması gerekmektedir.
3. Kullanıcılar yetki tanımı yapılan bir gruba ve tanımlı bir şubeye ataması yapılarak kaydedilir.
4. Kullanıcı grupları tanımlanır.
5. Bu gruplara sahip olacağı yetkiler tanımlanır.
6. Kullanıcı hangi gruba bağlı ise o grup yetkisi kadar sistemde işlem yapabilir.
7. Kullanıcı her giriş yaptığında tanımlı cep telefonuna gelen sms giriş kodu ile sisteme giriş yapar.

Sonraki Aşama

Mail Modülü

1. Sistem üzerinden açılan taleplerin ve sistem üzerinden gönderilen maillerin ilgili firma veya kullanıcılara gönderimin takibinin yapıldığı modüldür.
2. Sisteme toplu mail hizmet bilgileriniz tanımlandıktan sonra paket kapsamında saatlik mail gönderiminiz tanımlanır ve saatte o kadar mail gönderilmiş olur. Black liste düşmezsiniz.
3. Sistemde tüm mailler 1 havuzda toplanır ve bu havuzdan dakikalık veya saatlik olarak gönderim yapılır.
4. Mailler sistemde tanımlanan şablon kalıpları üzerinden gönderim yapılır.
5. Firmalara bu modülden toplu mail gönderebilirsiniz.

Sonraki Aşama

Sms Modülü

1. Sistem üzerinden açılan taleplerin ve sistem üzerinden gönderilen smslerin ilgili firma veya
kullanıcılara gönderimin takibinin yapıldığı modüldür.
2. Bu özelliği kullanmak için toplu sms hizmeti satın almanız gerekir.
3. Firmalara toplu sms gönderimi yapabilirsiniz.

Sonraki Aşama

Şablonlar Modülü

  1. Sistem üzerinden gönderilen maillerin şablonlarının hazırlandığı ve yönetilebildiği bölümdür.
    2. Bu modülde alt yazı alanı için duyuru ve haber yayınlanabilir.

Sonraki Aşama

Sistem Modülü

  1. Sistem ile ilgili sabitlerin veya değişkenlerin tanımlandığı bölümdür.
    2. Bu bölümde mail server ayarlarınızı değiştirebilir,
    3. Şube tanımlarını yapabilir,
    4. Talep durumu işlemlerini yönetebilir,
    5. Kullanıcı gruplarını yönetebilir,
    6. Birim ve kur tanımlarınızı yapabilirsiniz.

Sonraki Aşama

E-İhale Proje Tamamlanması

Genel Notlar;

1. Açılan talep yetkili onayından sonra satın alma personelinin talebe göndermesi ile firmalara
ulaşır.
2. Belirtilen saat ve tarihte ihale yayından kalkar.
3. Süre işlemlerini satın alma personeli takip eder.
4. Verilen teklif hatalı ise düzeltilen teklif verildikten sonra eski hatalı teklifin silinmesi için yetkili
personele talep oluşturulur. Haricen verilen teklifi üzerinde düzenleme veya silme yapılamaz.
5. Firmalar verdiği teklifleri kendi panellerinde görebilir.
6. Firmalar giriş yaptığında aktif ihaleleri görür ve teklif vereceği ihaleyi seçtikten sonra kalite
spektini okuyup onayladıktan sonra teklif formunu doldurup gönderebilir.

Sonraki Aşama